3 шага по сокращению бумажных отходов в офисе (+7 бонусных советов)

«Озеленение», «переход на безбумажный формат» — эти идеи часто возникают, когда руководство начинает задумываться о сокращении расходов в офисе. Нет необходимости говорить о том, что сокращение потребления бумаги может принести пользу как бюджету компании, так и окружающей среде.

Бумага, наряду с чернилами и картриджами с тонером, является одним из видов канцелярских принадлежностей. Если она заканчивается, это не приводит к мгновенному простою, но может стать существенной статьей расходов для вашей бухгалтерии.

Однако компании часто тратят на печать больше, чем нужно, потому что не знают, как контролировать и сокращать общие расходы (или просто не считают это важным).

Сколько стоит одна печатная страница

Средняя стоимость бумаги составляет примерно 0,5-2 цента, а бумага премиум-класса или бумага высокой плотности может стоить до 10 центов за страницу. Это означает, что в среднем один сотрудник тратит на печать около $50-200 в год, а при использовании бумаги премиум-класса — $1000 в год. Средний офис с 50-60 сотрудниками тратит около 10-12 пачек бумаги формата А4 в месяц (банковский и юридический сектор тратит еще больше). Чтобы узнать точные расходы в вашем случае, воспользуйтесь этой простой формулой:

Цена картриджа / ресурс + цена страницы = Цена печати одной странице

Ресурс — это количество страниц, которое, по заявлению производителя картриджа, должно хватить на его использование. Например, если вы посмотрите на спецификацию картриджа, вы увидите что-то вроде «Приблизительно 1200 страниц в соответствии с ISO/IEC…».

Шаг 1. Оценить использование бумаги и собрать подробную информацию о привычках печати

Сотрудники часто используют принтеры для деловых нужд (иногда и для личных). Всегда может возникнуть ситуация, когда картридж для принтера или пачка бумаги внезапно заканчиваются, а расходные материалы в ближайшее время не поступают. Естественно, у менеджеров возникнет вопрос: «Почему расходные материалы закончились так быстро?» и «Почему уже не осталось бумаги?». Поэтому первый шаг — понять привычки печати в вашем офисе. Может быть, один из ваших сотрудников расходует 70% печатной продукции? Печатают ли ваши сотрудники личные документы или ненужные веб-страницы? Приходят ли они до или после рабочего дня, чтобы распечатать личные документы? Настроена ли ваша среда печати для наиболее эффективной маршрутизации заданий печати? Есть ли способ исключить определенные задания на печать из рабочего процесса вашей компании?

Шаг 2. Мониторинг и контроль расхода бумаги для расчета затрат на печать

Чтобы ответить на вышеперечисленные вопросы, вам понадобится решение для мониторинга принтеров, которое будет собирать данные со всех печатных устройств в офисе и отслеживать активность печати.

Мы можем предоставить вам такое программное обеспечение. PrintVisor от fCoder позволяет вам контролировать расход бумаги и чернил в одном центральном месте. Установив PrintVisor на компьютерах ваших сотрудников, вы сможете получать и анализировать такие полезные данные, как:

• количество страниц;
• количество документов;
• имена файлов;
• время ожидания в очереди на печать;
• время печати;
• кто инициировал печать (имя компьютера, имя пользователя).

Такой подход позволит вам получить актуальные данные о том, как расходуются расходные материалы. Таким образом, вы сможете не только получить статистику и факты об использовании бумаги, но и сделать планирование более точным.

Какие еще преимущества вы можете получить от использования нашего программного обеспечения:

• Получение сводного отчета обо всех действиях принтера;
• Определение и ограничение использования офисных принтеров в личных целях;
• Сокращение расходов за счет более точного планирования бюджета на расходные материалы;
• Сокращение отходов бумаги и расхода чернил.

Точное определение количества напечатанных страниц, гибкий механизм установки разрешений и ограничений, множество отчетов, доступных даже через браузер — все это позволяет полностью контролировать любой принтер в сети. Программа позволит вам легко отслеживать печать документов как по количеству страниц, так и по общей стоимости напечатанной бумаги. Ваши сотрудники печатают слишком много фотографий на дорогом цветном лазерном принтере? PrintVisor поможет вам разобраться в этом.

Если вы хотите получить такое решение вы можете скачать бета-версию программы уже сейчас и пользоваться ей бесплатно до окончания бета-тестирования.

Шаг 3. Объявите политику экономии бумаги и обеспечьте ее выполнение

Подумайте о простой идее: устройства не печатают, а пользователи печатают. Вы можете начать внедрять некоторые простые, экономящие деньги изменения с помощью политики печати в офисе. Политика печати в офисе — один из самых важных факторов, когда вы пытаетесь управлять расходами на печать.

Установив контроль над эффективностью использования принтеров в организации, вы сможете легко определить, какие принтеры используются чаще всего и какие пользователи наиболее активно печатают документы. Вы также можете учитывать использование картриджей, чернил, определять количество напечатанных страниц за определенное время и многое другое.

Поощряйте менталитет «думать, прежде чем печатать». Проинформируйте сотрудников о целях и покажите их с помощью простых для понимания графиков и веселых диаграмм. Разработайте логотипы и слоганы и разместите их в зоне печати (например, персонаж на дереве, спрашивающий: «Вам действительно нужна эта бумажная копия?»). Спросите сотрудников, есть ли у них креативные идеи на эту тему. Имея соответствующие данные о растрате бумаги, вы можете даже создать соревнование между отделами и предложить вознаграждение. Или, по крайней мере, уведомить всех о текущем уровне потребления бумаги.

После того, как высшее руководство одобрило политику и утвердило приверженность сотрудников этой инициативе, важно проинформировать сотрудников всей компании о новых изменениях. Сообщение от высшего руководства для руководства или всего персонала о поддержке инициативы со стороны компании может дать четкий сигнал о том, что к усилиям по сокращению бумажного документооборота следует относиться серьезно. Однако строгие приказы сверху об ограничении бумаги не принесут пользы. Вместо этого поговорите с сотрудниками и коллегами, чтобы объяснить им, почему использование меньшего количества бумаги необходимо.

Другие советы по сокращению бумажных отходов

1. Переходите на безбумажный документооборот и поощряйте электронный документооборот. Безбумажный офисный документооборот — это не «приятно иметь», а необходимость для современного бизнеса. Использование системы электронного документооборота позволяет легко получить доступ к документам из любого места, что обеспечивает мобильность сотрудников. Таким образом, сотрудники в режиме реального времени получают своевременные уведомления обо всем, что им необходимо знать. Коммуникация проходит гладко, и сотрудники всегда в курсе событий. Удивительно, но в настоящее время в некоторых компаниях до сих пор хранятся громоздкие бумажные файлы, что препятствует быстрому доступу к документам.
2. Общайтесь, сотрудничайте и делайте заметки в электронном виде. Инструкции, обновления и важные уведомления можно отправлять с помощью таких инструментов коммуникации на рабочем месте, как Slack, Asana или Trello (впрочем, электронное письмо тоже подойдет). Забудьте о клейких записках и блокнотах — доска и маркер или Google Keep в вашем смартфоне подойдут гораздо лучше. Используйте Google Calendar, Outlook или аналогичный инструмент для записи всех встреч и записей в дневнике в цифровом формате. Сотрудничайте с коллегами над документами и электронными таблицами без использования бумаги с помощью Google Docs.
3. Внедрите систему управления принтерами и копировальными аппаратами в офисе (если вы этого еще не сделали). Многие компании используют систему управления, которая работает следующим образом: сотрудник отправляет документ на печать с компьютера. Нет необходимости выбирать какой-то конкретный принтер. После этого им нужно подойти к любому принтеру с бейджем доступа в офис. У каждого принтера есть небольшой терминал. Прикоснувшись карточкой к терминалу, сотрудник получает свои распечатки, конечно, при условии, что принтер не сломан, в нем достаточно бумаги и т.д. Если в течение часа сотрудник не подходит к принтеру и не активирует задание на печать, то оно просто аннулируется. И документ нужно будет снова отправить на принтер. Аналогично работает и копировальный аппарат: нужно иметь при себе бейдж, после чего копир начинает работать. Считается, что благодаря этой системе ежегодно экономится около 200 000 листов бумаги.
4. Используйте режим дуплекса (двусторонней печати), когда это возможно. Настройте компьютеры на автоматическую двустороннюю печать. Таким образом, вы можете сократить расход бумаги до 50%. Конечно, некоторые документы требуют печати только на лицевой стороне: договоры, письма, документы с официальным бланком и т.д. Для внутренних документов, если это позволяют правила, принятые в вашей компании, вы можете использовать двустороннюю печать. Если ваш принтер не умеет печатать на двух сторонах, узнайте, можно ли оснастить его устройством двусторонней печати, чтобы он мог печатать на двух сторонах. Поощряйте двустороннюю печать последовательно. Потребуется обучение и постоянные напоминания, чтобы люди стали автоматически использовать двустороннюю печать, но это того стоит.
5. Поиграйте с настройками документа. Если нет возможности избежать печати, воспользуйтесь следующими приемами:
   • Уменьшите поля. Если вы используете Microsoft Word, перейдите в меню Настройка страницы и выберите Уменьшить поля. Установите их на меньшие числа. На каждой странице будет больше текста, и вы сэкономите больше бумаги.
   • По возможности уменьшите размер шрифта. Вы также можете найти и использовать экологичный шрифт, который делает текст более компактным и экономит больше чернил.
   • Используйте печать N-Up. Эта настройка доступна в большинстве редакторов документов. Она позволяет объединить 2, 4 или даже больше страниц на одном листе бумаги.
   • Печатайте в меньшем масштабе. Уменьшите размер страницы перед печатью, например, на 20%. Таким образом, содержимое страницы будет занимать меньше места на каждом листе бумаги без ущерба для читабельности.
6. Отслеживание личного печатного следа в вашем офисе. Используйте программное решение (например, PrintVisor), позволяющее сотрудникам измерять количество печатных экземпляров, за которые они несут персональную ответственность каждый месяц. Большинство людей шокированы тем, что узнают общее личное количество копий в месяц. Эти знания побудят людей перестать тратить столько бумаги.
7. Печатайте только то, что действительно необходимо. Самое главное — печатайте только то, что требует печати. Это очень важное правило, позволяющее свести бумажные отходы к минимуму. Мы привыкли к тому, что бумага и принтеры легко доступны. Мы часто не обращаем внимания на то, что печатаем то, что нам не нужно. Поэтому в следующий раз, прежде чем распечатать документ, подумайте, действительно ли он вам нужен на бумаге или подойдет электронная копия?