Отслеживание использования принтеров в офисе

Решение для бесперебойной печати без ущерба для бизнес-процессов

PrintVisor представляет собой систему мониторинга принтеров в виде десктоп-приложения и веб-панели. Программа позволяет анализировать, что происходит с вашими принтерами и расходными материалами для печати в реальном времени, а также отображает сводную статистику по всем печатающим устройствам и компьютерам. 

PrintVisor поможет быстро выяснить:

  • Каково состояние выбранного устройства печати?
  • Какие принтеры простаивают, а какие излишне нагружены?
  • Сколько осталось чернил или тонера?
  • Какие документы и сколько страниц печатают пользователи?
На этой странице:

Мониторинг всех принтеров в режиме онлайн 

С PrintVisor вы сможете быстро узнать, что происходит с тем или иным принтером — даже не вставая с рабочего места. В приложении или веб-панели PrintVisor удобно просматривать:

  • Запас чернил/тонера: уровень чернил, тонера по каждому печатающему устройству;
  • «Здоровье» принтера: статус (печатает, выключен, показывает ошибку, готов к работе, занят и др.) и его физическая доступность;
  • Информация по устройству: модель, IP-адрес, местоположение

Совет: При жалобе от сотрудника «у меня не печатает принтер» можно быстро подсказать, что в лотке закончилась бумага или пора поменять картридж.

Мониторинг всех принтеров в режиме онлайн

Отслеживание уровней чернил или тонера

Отслеживание уровней чернил или тонера

Отслеживайте текущий уровень чернил или тонера по каждому принтеру — в приложении или Панели Администратора. 

Объем чернил отображается в процентах и представлен в цветах CMYK: голубом (Cyan), пурпурном (Magenta), желтом (Yellow) и черном (Black). Также отображаются светло-голубой (Light Cyan), матовый черный (Matte Black), фото-черный (Photo Black) и другие, в зависимости от модели принтера. 

Совет: в приложении PrintVisor на вкладке Принтеры дважды кликните по названию принтера, чтобы открыть его профиль и увидеть больше информации.


Проверка состояния расходных материалов принтера (контейнер для отработанного тонера и другие)

Помимо чернил или тонера PrintVisor также отображает другие параметры, получаемых с различных частей принтера, таких как отсек с отработанным тонером (Waste Toner), блок формирования изображения (Imaging Unit) или барабан (Drum). В интерфейсе они называются «Прочие расходные материалы» (Other consumables) и отображаются в профиле принтера.

Примеры:

  • Отработанный тонер (Waste Toner Box / Waste Toner)
  • Блок барабана (Drum Unit)
  • Блок формирования изображения (Imaging Unit)
  • Блок фьюзера / Блок фьюзинга / Фьюзер (Fuser) и многие другие

Примечание: отображение этих индикаторов может отличаться в зависимости от модели принтера.

Совет: Вы можете настроить уведомления, когда расходные материалы этих типов поднимаются выше или опускаются ниже определенного уровня. Например, когда отсек с отработанным тонером заполнен более чем на 90% и его необходимо опустошить.

Проверка состояния расходных материалов принтера (контейнер для отработанного тонера и другие)

Панель Администратора: общая статистика и данные по динамике печати в компании

Панель Администратора: общая статистика и данные по динамике печати в компании 

После создания Профиля Компании перейдите на Панель Администратора (открывается в браузере). По сравнению с интерфейсом, она содержит более подробную статистику печати и информацию обо всех подключенных к Профилю ПК и их принтерах. 

В Панели Администратора доступны:

  • сводная статистика
  • наиболее «активные» ПК и какие принтеры используются чаще всего
  • общая статистика по компьютерам
  • общая статистика по принтерам
  • графики расхода чернил/тонера
  • логи по компьютерам, принтерам
  • время аптайма компьютеров (показывает, сколько времени PrintVisor запущен)
  • список ПК, привязанных к Профилю
  • настройка нотификаций
  • управление подпиской

Панель Администратора открывается в любом браузере, и зайти в нее можно с любого устройства, подключенного к Интернету, например, со смартфона или планшета.


Логирование заданий на печать: кто, что и когда печатал

В PrintVisor вы можете легко увидеть общую статистику по компании и каждому устройству. Выбрав нужный ПК или принтер, вы узнаете, какие задания на печать были недавно напечатаны.

В Панели Администратора раздел Статистика по компьютерам отображает, сколько печатали пользователи с рабочих мест. Вы можете посмотреть список всех распечатанных файлов за последний месяц, нажав Посмотреть лог.

В приложении задания на печать можно увидеть в профиле выбранного принтера в разделе Недавно распечатанные документы. Вы можете проверить, кто инициировал печать, когда это произошло, имя файла и количество страниц.

В целях конфиденциальности персональных данных названия документов и имена пользователей частично скрыты. Серийные номера и ID номера принтеров не связаны с номерами реальных принтеров или пользователей. Любая информация, позволяющая идентифицировать человека, не раскрывается.

Если вам нужно, чтобы имена пользователей/документов отображались полностью, свяжитесь с нами, мы поможем подобрать для вас альтернативное решение.

Логирование заданий на печать: кто, что и когда печатал

Мгновенные уведомления о всех важных событиях на почту или мессенджер

Мгновенные уведомления о всех важных событиях на почту или мессенджер

PrintVisor может мгновенно уведомлять вас о событиях, связанных с печатью. Уведомления можно получать на Email, в Slack или Telegram. Например:

  • Изменение состояния компьютера/принтера: добавлен новый компьютер в Профиль, принтер перестает быть онлайн и др.
  • Принтер выдает ошибку или меняется его статус: низкий уровень чернил, замятие бумаги, закончилась бумага, принтер недоступен и др.
  • Что-то не так: печать в нерабочее время, слишком длинная очередь или большое время ожидания принтера

Совет: Настройте нужные уведомления в Панели Администратора → Уведомления, чтобы держать руку на пульсе и оперативно принимать меры. 

Например, задайте уведомление при критически низком уровне тонера/чернил на 50% (процент можно выбрать), чтобы заранее видеть, какие картриджи понадобятся в скором будущем.


Статистика по каждому принтеру/компьютеру

В Панели Администратора → Статистика по принтерам (Printer Statistics), Статистика по компьютерам (Computer Statistics) по каждому принтеру и компьютеру отображается ежедневная, еженедельная и ежемесячная статистика печати. Можно просматривать:

  • Количество отпечатанных документов — за последний месяц, неделю, 24 часа;
  • Количество отпечатанных страниц — за последний месяц, неделю, 24 часа;
  • Среднее время ожидания — время простоя документа в очереди на печать. Если на принтер одновременно отправляется много файлов, то в итоге на печать каждого документа уходит больше времени;
  • Среднее время печати — время печати одной страницы, т.е. скорость работы принтера.

Статистику по выбранному принтеру можно также увидеть в приложении, открыв профиль принтера по двойному клику.

Среднее время печати и среднее время ожидания по каждому принтеру/компьютеру

Менеджмент принтера: просмотр и очистка очереди печати, свойства принтера, печать тестовой страницы

Вы можете управлять настройками выбранного принтера в приложении PrintVisor → вкладка Принтеры. Нажав на значок шестеренки рядом с названием принтера или в профиле принтера, вы можете:

  • Открыть свойства принтера (Open printer properties)
  • Открыть очередь печати (Open print queue
  • Открыть диспетчер устройств (Open device manager)
  • Напечатать тестовую страницу (Print a test page)

Мы планируем добавить больше функций управления принтером в будущих версиях программы.

Совет: Вместо поиска нужной функции в ОС Windows (например, очищения очереди печати), это удобнее делать сразу в приложении PrintVisor.


Фоновый режим для обычных пользователей («режим клиента»)

Мы рекомендуем перевести приложение в Фоновый режим для всех сотрудников, кроме администратора. Так программа не будет отвлекать обычных сотрудников от работы. PrintVisor будет «спрятан» в системном трее Windows и не будет отвлекать пользователя. 

Чтобы перевести PrintVisor в Фоновый режим:

  • Со стороны обычного пользователя (клиента): перейдите на вкладку Профиль в приложении PrintVisor и нажмите кнопку Привязать этот ПК к существующему профилю, следуйте дальнейшим инструкциям;
  • Со стороны администратора: в разделе Компьютеры (Computers) переведите ползунок во включенное положение напротив имени ПК в столбце Включить фоновый режим (Run in background mode)

Для возврата в обычный режим потребуется ввести пароль или обратиться к администратору.

Фоновый режим для обычных пользователей ("режим клиента")

Удаленное развертывание программы на ПК пользователей через командную строку

Удаленное развертывание программы на ПК пользователей через командную строку

Администратор PrintVisor (тот, кто следит за принтерами в организации) может установить и запустить приложение в «тихом» режиме на стороне клиента, не отвлекая сотрудников. 

Автоматически привязать ПК рядовых пользователей к Профилю Компании можно тремя способами:

  • вручную в интерфейсе приложения;
  • с помощью файла-активатора PVZ;
  • из командной строки.

Удаленное обновление программы на ПК пользователей через Панель Администратора

Также можно автоматически настроить обновления для всех подключенных пользователей в организации и выполнять их на нескольких компьютерах непосредственно из Панели Администратора. 

Чтобы это сделать, в разделе Компьютеры (Computers) переведите ползунок во включенное положение напротив имени ПК в столбце Автообновление (Autoupdate).

Удаленное обновление программы на ПК пользователей через Панель Администратора

Отслеживание расхода термоленты у принтеров этикеток

Отслеживание расхода термоленты у принтеров этикеток

Для маркировки продукции используются принтеры этикеток (термотрансферные принтеры), но отслеживание оставшейся ленты является непростой задачей. Вместо картриджей используются катушки ленты, и сколько ее осталось — как, правило, неизвестно.

PrintVisor позволяет считывать показания встроенных счетчиков ZPL-принтеров и подсчитывать длину использованной ленты (Длина, мм) как для каждого задания печати, так и показывать общий расход ленты. Это позволит следить за расходом термоленты и своевременно восполнять запасы катушек с лентой.


Что еще возможно с помощью PrintVisor

Отслеживать состояние принтеров, находящихся даже в другом городе или другой стране

Отслеживайте принтеры и компьютеры не только в соседнем кабинете, но и другом здании, городе, стране!

Если ваша фирма, например, обслуживает другие организации, больше не нужно каждый раз звонить или отправляться в офис клиента или подрядчика, чтобы вовремя узнать их уровни расходников и бумаги. Просто попросите их установить PrintVisor и наблюдайте за их принтерами удаленно через Панель Администратора.

Задайте «Местоположение» для каждого принтера в Панели Администратора для удобного администрирования.

Планировать бюджет и своевременно заказывать «расходники»

Часто может возникнуть ситуация, когда картридж принтера или бумага неожиданно кончились, а закупка расходных материалов не планировалась в ближайшее время. В пятницу вечером у сотрудников может возникнуть вопрос “Почему закончился картридж?” или “Почему так быстро кончилась бумага?”.

Чтобы избежать накладок с бумагой или чернилами, просматривайте данные во вкладках Статистика по принтерам (Printer statistics) и Статистика по компьютерам (Computer statistics) в Панели Администратора.

Анализировать и оценивать нагрузку на оборудование

Разные отделы, много принтеров, много компьютеров, много устройств (факс, цветная печать, копир) — трудно уследить за всем. Из-за этого могут возникнуть ситуации неэффективного использования оборудования для печати, которое излишне нагружено, либо же простоя дорогого оборудования на местах, где оно мало используется. 

Благодаря единому Профилю Компании все ПК и их принтеры объединены и доступны в одном интерфейсе, и администратор может сделать выводы, сколько принтерам требуется времени на печать, а также сколько времени тратится на ожидание в очереди печати. Стоит ли использовать картриджи с более высоким ресурсом? Поменять ли вообще принтер на другой? Ответы на эти вопросы позволят правильно распределить печатающую технику относительно рабочих мест и лучше оптимизировать парк оборудования.

Вы можете узнать, сколько каждый принтер на самом деле может распечатать страниц в минуту, час, день, месяц и сравнить эти показатели с заявленными производителем.

 
Прокрутить вверх